Por despiste o por desconocimiento, tu empresa puede estar a punto de enfrentarse a una multa considerable. El motivo se encuentra en los correos electrónicos que los trabajadores mandan a diario a varios clientes de forma simultánea. ¿Lo hacen incluyendo a los distintos destinatarios en copia oculta?
En las tripas de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) está la explicación exacta de por qué uno de esos correos enviados a varios clientes sin introducir las direcciones de email en copia oculta puede salirle muy caro a tu compañía.
Cuando una empresa gestiona el fichero de datos de sus clientes está en la obligación de protegerlos. Esta protección pasa por no compartir ni vender esos datos a otras personas o empresas. Es ahí donde aparece el problema de los correos que no van en copia oculta: los destinatarios pueden ver las direcciones de correo electrónico de todos los que han recibido el mail, algo que la LOPD cataloga de infracción grave.
Si alguno de los destinatarios de estos correos decide denunciar a tu empresa, el error puede salir muy caro. La propia ley establece que las multas pueden ser de entre 40.000 y 300.000 euros, aunque es cierto que las sanciones suelen ser menores (se adaptan en función del número de afectados o las veces que se haya cometido el error).
¿Cómo evitarlo?
No cometer estos fallos es tan sencillo como tener cuidado a la hora de enviar un correo masivo. Solo hay que añadir a los destinatarios por medio del botón ‘Cco‘ que aparece en la barra superior de los correos. Así, se añadirán los destinatarios en copia oculta y éstos no podrán ver las direcciones de correo electrónico de las personas que reciben el correo.
Sin embargo, el envío masivo de correos sin añadir a sus destinatarios en copia oculta no es el único problema que puede tener una empresa a la hora de comunicarse. También la presencia de las compañías en redes sociales puede salir cara si no se siguen ciertas precauciones.
El principal problema se encuentra en Twitter. Si una empresa decide seguir a otros usuarios unilateralmente puede estar infringiendo la LOPD y la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información. ¿La razón? Que el simple ‘follow’ de una empresa en Twitter se considera una comunicación comercial. Si esta comunicación no ha sido consentida por el otro usuario, entonces estamos ante un caso de spam.
En este caso, la solución es también sencilla, aunque quizás algo dolorosa para las empresas, que ya no podrán seguir a miles de usuarios en Twitter. Para poder hacerlo sin que se considere spam, las empresas deberán conseguir el consentimiento del otro usuario. En este caso, el simple ‘follow’ del usuario hacia la cuenta de la empresa puede entenderse como el consentimiento necesario.
Toda empresa debe ser consciente del material que manejan a diario sus empleados: los datos de los demás también son un bien a proteger, especialmente en Internet. Algo tan sencillo como enviar correos en copia oculta o seleccionar a quién sigue nuestra empresa en Twitter puede ser suficiente para proteger los datos de los demás y, de paso, ahorrarnos una multa.
Panda Security es una empresa especializada en la creación de productos de seguridad para endpoints que son parte del portfolio de soluciones de seguridad IT de WatchGuard. Centrada inicialmente en la creación de software antivirus, la compañía ha ampliado sus objetivos expandiendo su línea de negocio hacia los servicios de ciberseguridad avanzada con tecnologías para la prevención del cibercrimen.
1 comment
Hacer mailing masivo significa enviar a toda tu base de datos, que se entiende que es grande, una misma campaña. Como ya sabes, esto no es posible hacerlo desde cualquier buzón de correo tipo Gmail o Hotmail, porque automáticamente nos cerrarían la cuenta, ya que no son buzones preparados para hacer estos envíos.